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研究生学位审批材料归档要求及注意事项
 
为规范和加强我校研究生学位审批材料归档工作,确保归档材料完整、齐全、真实、准确,避免返工和浪费,依据《中华人民共和档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》的有关要求,结合我校实际,特对研究生学位审批材料归档工作提出以下要求:
一、研究生学位审批材料是研究生在申请与授予学位过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料,是学校综合档案和个人人事档案的重要组成部分,是永久保存的档案材料。主要包括硕士、博士学位的申请与授予、论文答辩与评审以及相关材料。
二、档案馆负责接收、归档、转递由研究生院收集、整理、审核、办理完毕的研究生学位审批材料。
三、所有归档材料必须是原件,禁用复印件、扫描件、传真件代替原件存档。
四、归档材料载体使用国际标准A4纸(长297毫米,宽210毫米),不得小于此标准,材料左边应当留有2025毫米空白装订边。
五、各类归档材料及所有表格均须用中性黑色笔书写,字迹应清楚、规整不潦草;禁止使用修正液、修正带涂改字迹;材料手续要完备,有签名、日期、公章等,不得有空项,没有的内容一律填“无”,不得用斜线(/)代替。
六、归档材料加盖公章时字迹要清晰、完整,盖出的字体不得倒转。归档材料形成日期书写应规范,写出年、月、日,年份应写够四位数。归档材料如有单位或部门审批意见,单位或部门应写明结果并表明意见。
七、归档材料的文字和用印要在表格设计的框线内,如在框线外会给材料装订带来困难,甚至无法装订。
八、研究生学位审批材料要按目录顺序排列、整理、装订;不能有缺项、缺页,要保证归档材料齐全完整、信息真实可靠。
九、档案馆对不符合归档要求的研究生学位审批材料不予归档。
 
 
 
                               长春理工大学档案馆
                                   20156