为了提高我校外事档案的质量和管理水平，更好地提供外事档案为学校和社会服务，并为考核外事档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。

1．外事档案工作的基本原则
1．1 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
1．2 外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
1．3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
1．4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、整理、归档。
1．5 努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

2. 外事档案归档范围的确定
2. 1 确定的原则
2. 1 . 1 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．1．2 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
2．1．3 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2．2 归档的主要内容和重点
2．2. 1 归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
2．2．2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
2．2．3 外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
2．3 不归档的材料
2．3. 1 上级关于外事工作普发(不专指本校)、不办的文件。
2．3．2 未定稿的各种文件。
2．3．3 未生效的合同、协议书。
2．3．4 无查考利用价值的一般性、临时性函件。
2．3．5 重份文件，校内各单位发来的文件。
2．3．6 与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。

3. 外事文件材料的部门立卷与归档流程
3．1 形成积累
3.1.1 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆(室)移交。
3．1．2 归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3．1．3 外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
3．2 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。
3．3 整理组卷
3．3. 1 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
3．3．2 对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。
3．3. 3 拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
3．3．4 外事文件材料，采用卷皮和卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷。
3．3．5 幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。
3．3．6 以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1 开始，页号位置标在非装订线一侧的上角。以盒(袋)装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。
3. 3. 7 拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，应准确地概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。
3. 3. 8 借助档案管理软件著录并打印卷内文件目录。其中，实体分类号与所在案卷的实体分类号一致；件号：卷内文件排列先后顺序的序号；文号：文件制发机关的发文字号；责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；题名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，同时将本单位形成的电子文件的全文上传到档案管理系统中；日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月、日的右下角加“.”号，软件要求八位数表示。
3. 3. 8 每个案卷组成以后，都要填写备考表。其中，本卷情况说明，是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，应是立卷单位负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。
3．3．9 外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆(室)协商后确定。
3．4 归档验收
3．4．1 交接档案必须履行手续。移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
3. 4．2 移交时需备有：档案实体、移交目录封面及领导反馈意见（从档案馆主页下载）移交目录（用竖版纯案卷目录代替）一式两份。
3．4．3 外事档案在次年5月底前归档。

4．外事档案的管理
4．1 分类编号
4. 1. 1 按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号(可从档案管理系统中选择）。
4．1．2 外事类档案档号＝年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下：

20XX—WS—1..n
20XX ---年度号
WS ---外事类档案一级类目代号
1..n ---案卷号

案卷号按最下位类目流水．年度按自然年度，留学生按入学的年度(“级”)。
4．2 编目
4．2．1 档案部门在档案管理系统中整理合并电子数据后，打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序为每个案卷实体编写档号。
4. 2. 2 在每个档案装具脊背下端距装具底边40毫米处，贴上记有档号的标签。
4．2．3 编制外事档案专题目录。
4．3 排架、保管
4．3．1 按档号顺序排架。
4．3．2 新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。
4．3．3 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
4．3．4 库房标准温度为14—24~C，标准相对湿度为45—60％。
4．3. 5 档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
4．3. 6 案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
4．3. 7 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。
4．3. 8 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
4．4 鉴定和销毁
4．4. 1 档案部门要按规定进行鉴定
4．4．2 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
4．4．3 在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册,经分管校长批准后，方可存毁。 4．4．4 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
4．5 统计
4. 5. 1 档案部门要确定专人负责统计。
4. 5．2 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。
4．5．3 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
4．5．4 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

5．外事档案的开发利用
5．1 档案馆（室）应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
5. 2 借阅
5．2. 1 凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。
5. 2. 2 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆（室）存查。
5．2．3 对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。
5．3 咨询服务、指导交流
5．3．1 指导利用者使用各种手工检索工具，回答利用者提出的问题。
5．3．2 了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。
5．3．3 结合本单位管理现代化的进程，加快实现计算机检索档案的功能，提高开发利用外事档案的能力

6．外事档案工作岗位责任制
6．1 分管外事工作的校领导职责
6．1. 1 组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划.
6．1. 2 定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。
6．2 与外事活动有业务联系的各部门领导职责
6．2．1 重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。
6. 2．2 按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。
6．3 学校外事管理部门领导职责
6．3．1 制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。
6．3．2 指导本部门专(兼)职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。
6．3．3 指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，按期向学校档案管理部门移交。
6．3．4 指导外事档案的鉴定工作。
6．4 外事管理部门专(兼)职档案员职责
6．4．1 在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作。
6．4．2 会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。
6．4．3 将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向档案馆(室)移交。
6．4．4 完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
6. 5 学校档案部门职责
6．5．1 根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项管理制度。
6．5. 2 监督、指导、检查、协助外事部门作好科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统。
6. 5. 3 负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。
6. 5. 4 积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。
6. 5. 5 遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

附件一：

长春理工大学外事类档案归档范围和保管期限表

WS11综合

WS 12  出国（境）

WS13  来校

WS14  国际合作与会议

WS15外籍留学生工作